3. Prosessi ja päätösvalta

Kaikki tapahtumat kulkevat samat kuusi vaihetta. Tason 1 tapahtumassa moni vaihe on yksi viesti tai lyhyt keskustelu, ja tason 3 tapahtumassa vaiheet ovat erillisiä ja kirjattuja.

1. Yhteydenotto

Järjestäjä ohjataan täyttämään tapahtumalomake verkkosivuilla. Tapahtumapiiri kuittaa yhteydenoton viikon sisällä ja nimeää kummin, joka on järjestäjän yhteyshenkilö koko prosessin ajan. Pyydetty ajankohta merkitään alustavana ehdotuksena varauskalenteriin. Yhteydenotto kannattaa tehdä tason 1 tapahtumasta viimeistään 2 viikkoa, tason 2 tapahtumasta 6 viikkoa ja tason 3 tapahtumasta 4–6 kuukautta ennen. Jos tason 1 tapahtuma on yleisötilaisuus ja siinä on avotulta, yhteydenotto tehdään viimeistään 4 viikkoa ennen, koska pelastussuunnitelma toimitetaan 14 vrk ennen (kohta 5).

2. Tutustuminen ja hakemus

Kummi kertoo pelisäännöt, alustavan luokan ja hinnan. Tason 2 ja tason 3 tapahtuman järjestäjä käy paikan päällä. Hakemukseen tarvitaan:

• Taso 1: lomakkeen tiedot ja pelisääntöjen hyväksyntä
• Taso 2: lisäksi alustava aikataulu, alueiden käyttö ja turvallisuuden perusasiat
• Taso 3: lisäksi turvallisuussuunnitelma, lupasuunnitelma, budjetin pääpiirteet, vastuuhenkilöt ja vakuutustodistus tai -suunnitelma.

3. Päätös

Tason 1 tapahtumasta päättää kummi, tason 2 tapahtumasta tapahtumapiiri ja tason 3 tapahtumasta pääpiiri tapahtumapiirin valmistelusta. Päätös on kyllä, kyllä ehdoin tai ei, ja kielteinen päätös perustellaan lyhyesti. Se, joka ehdottaa tapahtumaa, ei päätä siitä itse.

4. Sopimus ja valmistelu

Sopimus tehdään luokan mukaan (kohta 5). Allekirjoitettu sopimus ja maksettu varausmaksu vahvistavat ajankohdan, ja varaus merkitään kalenterissa vahvistetuksi. Tason 2 ja tason 3 tapahtuman sopimuksen allekirjoittaa KOy:n hallituksen edustaja. Järjestäjä hoitaa luvat ja ilmoitukset, ja kummi tarkistaa, että ne on tehty.

5. Tapahtuma

Rakennuksen, tapahtuman ja purun ajan Alhon puolelta tapahtumaa seuraa isäntä, joka tuntee paikan. Isäntä voi olla sama tai eri henkilö kuin kummi. Tason 3 tapahtumassa isäntä on pääsääntöisesti paikalla, tason 2 tapahtumassa hän käy paikalla vähintään rakennuksen alussa ja on tavoitettavissa tapahtuman ajan, ja tason 1 tapahtumassa hän on tavoitettavissa puhelimella. Järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta, järjestyksestä ja osallistujista. Isäntä tai kummi voi keskeyttää tapahtuman turvallisuussyistä, vaikka ei olisi paikalla.

6. Jälkityöt ja palaute

Järjestäjä palauttaa alueen tapahtuman jälkeen entiselleen: purkaa, siivoaa ja vie roskat. Isäntä tarkistaa alueen, ja tason 2 ja tason 3 tapahtuman vakuus palautetaan, kun alue on kunnossa. Kummi kerää palautteen, ja opit viedään pelisääntöihin. Hyvä järjestäjä voidaan kutsua tulemaan uudelleen.

Kuka päättää

KOy:n hallitus antaa tapahtumapiirille ja pääpiirille mandaatin päättää tapahtumista. Hallituksen edustaja allekirjoittaa tason 2 ja tason 3 tapahtumien sopimukset. Hallitus voi jättää sopimuksen allekirjoittamatta vain oikeudellisesta tai taloudellisesta syystä, jonka se perustelee. Silloin asia palaa pääpiiriin.