4. Tuki, vastuut ja hinnat
Mitä järjestäjä hoitaa
- Tapahtuman sisältö, ohjelma, markkinointi ja liput.
- Osallistujien turvallisuus, järjestyksenvalvonta ja ensiapu luokan vaatimusten mukaan.
- Omat luvat ja ilmoitukset (kohta 5).
- Oma vastuuvakuutus, ellei tapahtuma kuulu KOy:n mahdolliseen sateenvarjovakuutukseen.
- Lisäkäymälät, jätehuolto, lisäsähkö ja muu infra, jota Alholla ei ole.
- Pysäköinnin ohjaus ja kimppakyytien kannustus.
- Rakentaminen, purku ja siivous sovitussa ajassa.
- Osallistujien ohjeistus: yöpyminen, tulenteko, luonto ja naapurit.
Hinnat
Hinta koostuu samoista osista kaikissa tapahtumissa:
| Hinnan osa | Mitä se on | Keitä koskee |
|---|---|---|
| Varausmaksu | vahvistaa ajankohdan yhdessä allekirjoitetun sopimuksen kanssa ja vähennetään loppulaskusta | kaikkia |
| Päivähinta | alueen ja infran käyttö: sähkö, vesi, käymälät, rakennukset ja kuluminen | kaikkia, tason 1 tapahtumaa pienempänä |
| Osallistujakohtainen osa tai osuus lipputuloista | tasaa hintaa tapahtuman koon mukaan, ja näistä valitaan toinen | tasot 2 ja 3 |
| Tilat ja palvelut | esimerkiksi navetan tai huoltorakennuksen käyttö tai paljon sähköä | tarpeen mukaan |
| Vakuus | palautetaan, kun alue on kunnossa | tasot 2 ja 3 |
Esillä on ollut päivähinta 1 000 € arkipäivinä ja 1 500 € viikonloppuisin (alv 0 %). Tason 1 tapahtuman päivähinta on pienempi, ja tason 1 tapahtuma voi varata vain pienen osan alueista ja tiloista.
Pääpiiri päättää hinnaston tapahtumapiirin valmistelusta, ja se on sovittava ennen kuin tapahtumia otetaan vastaan. Ehdotus pitää luvut avoimina. Hinnastosta voidaan poiketa perustellusta syystä, esimerkiksi tason 1 tapahtuman kohdalla, ja poikkeus kirjataan sopimukseen.
Riippuu näistä
Vaikuttaa näihin
Mikä on kantasi?
Lisäpohdintaa – tarkennuksia, joita voi myöhemmin laajentaa
Alhon tuki. Alho lupaa jokaiselle järjestäjälle kummin, paikan esittelyn ja pelisäännöt, alueen läpikäynnin ennen ja jälkeen sekä tavoitettavan isännän tai päivystäjän. Isommissa tapahtumissa Alho auttaa myös lupien selvittämisessä. Alhon vapaaehtoiset auttavat vain erikseen sovittaessa. Raja kirjataan sopimukseen, jotta kukaan ei oleta toisen hoitavan asiaa.
Vakuus ja seuranta. Tason 2 ja tason 3 tapahtumilta peritään vakuus, joka palautetaan, kun alue on kunnossa. Jos alueelle jää vaurioita, roskia tai rakenteita, järjestäjä korjaa ne sovitussa ajassa, tai Alho korjaa ja vähentää kulun vakuudesta. Rakenteita ei jätetä alueelle ilman erillistä sopimusta. Kummi tarkistaa ennen tapahtumaa luvat, vakuutuksen ja vastuuhenkilöt ja sen jälkeen, että puutteet on korjattu.
Hinta ja tapahtuman koko. Kiinteä päivähinta tulee osallistujaa kohden hyvin eri hintaiseksi: sama viikonloppu maksaa sadan hengen tapahtumalle osallistujaa kohden viisi kertaa enemmän kuin viidensadan. Siksi isommissa tapahtumissa, esimerkiksi yli 150 osallistujan, voisi olla reilumpaa käyttää pienempää perusmaksua ja osallistujakohtaista osaa kiinteän päivähinnan sijaan. Osuus lipputuloista tai muusta myynnistä toimii samoin: Alho saa varman perusosan, ja hyvä tapahtumavuosi jakaantuu molemmille. Noin 20 prosentin osuus on lähtökohta keskustelulle.
Peruutukset. Mitä aiemmin järjestäjä peruu, sitä vähemmän se maksaa. Jos Alho peruu esimerkiksi turvallisuuden, sään tai viranomaisen vuoksi, maksut palautetaan. Jos Alho keskeyttää tapahtuman turvallisuussyistä, maksuja palautetaan käyttämättä jääneen ajan mukaan.
Ladataan…