Esimerkki: hippileiri joogalla ja meditaatiolla

Tällä kuvitteellisella tapauksella näytetään, miten tason 2 tapahtuma kulkee prosessin läpi. Tapaus ei perustu mihinkään todelliseen tapahtumaan.

Lähtötilanne

Pieni yhdistys haluaa järjestää Alhovuorella kesällä hippileirin, jossa on joogaa, meditaatiota, yhteistä ruokaa, hippimäistä ilakointia järven rannalla, saunaseremonioita ja linnunlaulua. Leiri kestää perjantaista sunnuntaihin. Osallistujia on noin 70, ja he yöpyvät teltoissa. Osallistujat ilmoittautuvat ja maksavat etukäteen yhdistykselle. Leiri tarvitsee niittyalueen telttoja varten, navetan sadesään joogatilaksi ja huoltorakennuksen käymälät ja suihkut.

Luokka

Leiri on tasoa 2, koska osallistujia on noin 40–100. Koska teltoissa yöpyy alle 100 henkeä, alue ei ole tilapäinen leirintäalue. Osallistujat telttailevat KOy:n luvalla, ja yöpyjien enimmäismäärä kirjataan sopimukseen.

Prosessi

1. Yhteydenotto (huhtikuu). Yhdistys täyttää lomakkeen ja toivoo heinäkuun alun viikonloppua. Tapahtumapiiri kuittaa viestin viikon sisällä ja nimeää kummin. Päivä merkitään kalenteriin. Aikaa on reilusti yli tason 2 tapahtuman 6 viikon rajan.

2. Tutustuminen ja hakemus (toukokuu). Kummi ja kaksi yhdistyksen vetäjää käyvät paikalla. Kummi näyttää kartalta tapahtumakäytössä olevat alueet, käy läpi pelisäännöt ja kertoo hinnan perusteet. Hakemukseen tulevat alustava aikataulu, niitty, navetta ja huoltorakennus, osallistujamäärä sekä turvallisuuden perusasiat: vastuuhenkilö, ensiapu ja pelastustien pitäminen vapaana.

3. Päätös (toukokuu). Tapahtumapiiri käsittelee hakemuksen seuraavassa kokouksessaan. Leiri sopii hyvin toivottuihin tapahtumiin, koska se on yhteisöllinen hyvinvointitapahtuma ja kuormittaa naapureita vähän. Päätös on kyllä ehdoin:

• enintään 80 yöpyjää
• nuotio vain rannan nuotiopaikalla, ei koskaan metsäpalovaroituksen aikana
• navetta jaetaan, jos samana viikonloppuna on toinen tason 1 tapahtuma.

4. Sopimus ja valmistelu (kesäkuu). Yhdistys ja KOy tekevät vakiosopimuksen, jossa ovat päivät, alueet, hinta, vakuus, vastuut ja yöpyjien enimmäismäärä. Kun sopimus on allekirjoitettu ja varausmaksu maksettu, varaus merkitään kalenterissa vahvistetuksi. Hinta koostuu päivähinnasta, osallistujakohtaisesta osasta sekä navetan ja huoltorakennuksen käytöstä. Yhdistyksellä on oma vastuuvakuutus. Ruoka laitetaan keittolevyillä, joille sähkö riittää. Rannan nuotio on avotulta. Jos leiri on yleisötilaisuus, yhdistys lisää omat tietonsa Alhon valmiiseen pelastussuunnitelman pohjaan ja toimittaa sen pelastuslaitokselle vähintään 14 vrk ennen. Kummi tarkistaa, että yhdistys on selvittänyt, onko leiri yleisötilaisuus ja tarvitaanko ilmoitus poliisille. Yhdistys hoitaa jätehuollon ja tuo lisäkäymälän, jos huoltorakennuksen käymälät eivät riitä.

5. Tapahtuma (heinäkuu). Perjantaiaamuna isäntä käy paikalla rakennuksen alussa ja ottaa kuvat alueesta. Hän on tavoitettavissa puhelimella koko viikonlopun. Yhdistys vastaa osallistujista, järjestyksestä ja ensiavusta.

6. Jälkityöt ja palaute (heinä–elokuu). Sunnuntaina yhdistys purkaa leirin, siivoaa navetan ja vie roskat. Isäntä tarkistaa alueen, ja vakuus palautetaan, kun kaikki on kunnossa. Kummi kysyy palautteen yhdistykseltä ja isännältä, ja opit viedään pelisääntöihin. Jos leiri sujui hyvin, yhdistys voidaan kutsua tulemaan uudelleen.

Mitä esimerkki näyttää

Tason 2 tapahtuma etenee yhden kummin ja yhden tapahtumapiirin käsittelyn kautta ilman raskasta paperityötä. Tärkeimmät asiat ovat yöpyjien enimmäismäärä, tuli ja se, mitä rakennuksia tapahtuma käyttää. Ne kirjataan sopimukseen, ja niistä riippuu myös hinta.